Gemeinderatssitzung; Vorbereitung

Zu den Aufgaben des ersten Bürgermeisters gehört es, die Beratungsgegenstände der Gemeinderatssitzungen vorzubereiten und den Gemeinderat unter Angabe der Tagesordnung mit angemessener Frist zu den Sitzungen einzuberufen.

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Der erste Bürgermeister legt die Tagesordnung für die Sitzungen fest und bereitet die Beratungsgegenstände vor. Jedes einzelne Gemeinderatsmitglied hat dabei einen Anspruch auf Aufnahme seines Antragsgegenstandes in die Tagesordnung. Zur Vorbereitung der Sitzung gehört, dass alle maßgeblichen tatsächlichen und rechtlichen Gesichtspunkte der Beratungsgegenstände sowie mögliche Entscheidungsalternativen aufgeklärt werden. Im Rahmen des Selbstverwaltungsrechts kann der Gemeinderat in seine Geschäftsordnung nähere Regelungen zur Art der Vorbereitung der Beratungsgegenstände aufnehmen, insbesondere die Fertigung von Sitzungsvorlagen vorschreiben.

Der erste Bürgermeister beruft den Gemeinderat unter Angabe der Tagesordnung mit angemessener Frist ein. Wann eine Sitzung einberufen wird, steht grundsätzlich im Ermessen des ersten Bürgermeisters. Er muss aber z. B. dann eine Sitzung einberufen, wenn es ein Viertel der ehrenamtlichen Gemeinderatsmitglieder schriftlich oder elektronisch unter Bezeichnung des Beratungsgegenstandes der Sitzung verlangt. Auch unverzüglich nach Beginn der Wahlzeit muss eine Gemeinderatssitzung einberufen werden.

In der Geschäftsordnung des Gemeinderats ist u. a. zu regeln, in welcher Frist und in welcher Form die Einladung der Gemeinderatsmitglieder zu den Gemeinderatssitzungen ergehen muss. Die Geschäftsordnung des Gemeinderats kann Regelungen über die Beifügung weiterer Unterlagen treffen.

Ergänzung: Stadt Aschaffenburg

Der Oberbürgermeister oder die Oberbürgermeisterin hat die Aufgabe, die Themen für die Stadtratssitzungen vorzubereiten. Außerdem muss er oder sie den Stadtrat mit einer Ladungsfrist von sieben Werktagen unter Angabe der Tagesordnung zur Sitzung einladen. Der Oberbürgermeister oder die Oberbürgermeisterin legt die Tagesordnung für die Stadtratssitzungen fest und bereitet die Themen vor. Jedes Stadtratsmitglied kann beantragen, dass ein Thema in die Tagesordnung aufgenommen wird (§ 23 GeschO). Zur Vorbereitung gehört, dass alle wichtigen rechtlichen und sachlichen Informationen zu den Themen zusammengestellt werden. Der Gemeinderat kann in seiner Geschäftsordnung festlegen, wie genau die Themen vorbereitet werden sollen, zum Beispiel ob es schriftliche Sitzungsvorlagen geben muss. Die Stadt Aschaffenburg hat außerdem ein Ratsinformationssystem (RIS) eingerichtet. Auf diesen Seiten finden Sie aktuelle Informationen über die Tagesordnungen der Sitzungen des Stadtrates, seiner Ausschüsse und zu den Mitgliedern dieser Gremien. Auch der aktuelle Terminplan der Sitzungen ist dort zu finden. Seit Oktober 2012 können Sie zusätzlich in die Beschlussvorlagen und Beschlüsse der seitdem stattgefundenen öffentlichen Sitzungen des Stadtrates und seiner Ausschüsse Einblick nehmen. Die Informationen zu den geladenen Sitzungen können Sie in der Regel eine Woche vor dem Sitzungstermin abrufen. Die Veröffentlichung der Beschlüsse dagegen erfolgt mit zeitlicher Verzögerung von einigen Wochen, bis der zuständige Ausschuss, Senat oder das Stadtratsplenum deren Inhalte genehmigt hat.

Eine Sitzung muss spätestens am vier Wochen nach Beginn der Wahlzeit oder spätestens am 14. Tag nach Eingang eines entsprechenden Verlangens eines Viertels der ehrenamtlichen Gemeinderatsmitglieder stattfinden.

Zeitpunkt und Ort der Sitzungen des Gemeinderats sind unter Angabe der Tagesordnung spätestens am dritten Tag vor der Sitzung ortsüblich bekannt zu machen. Die Tagesordnung der nichtöffentlichen Sitzung wird in der Regel nicht bekannt gemacht.

Ergänzung: Stadt Aschaffenburg

Die Einladung zur Sitzung samt Tagesordnung muss den Stadtratsmitgliedern mit einer Ladungsfrist von sieben Werktagen (§ 22 GeschO) zugehen, so dass eine umfassende Vorbereitung möglich ist. Der Oberbürgermeister oder die Oberbürgermeisterin entscheidet in der Regel, wann eine Sitzung stattfindet. Für die Sitzungen des Stadtrates wird grundsätzlich die erste und dritte Woche des Monats als Sitzungswoche festgelegt. Sie finden in der Regel im großen Sitzungssaal des Rathauses statt und beginnen grundsätzlich zwischen 17:00 und 18:00 Uhr (§ 20 GechO). Es gibt aber Ausnahmen: Wenn ein Viertel der ehrenamtlichen Stadtratsmitglieder eine Sitzung schriftlich oder elektronisch beantragt, muss sie einberufen werden. Auch zu Beginn der neuen Wahlperiode muss unverzüglich eine Sitzung angesetzt werden.